文通鉴 Paperport使用技巧——文档的共享
发布日期：2007-10-16 15:45:00点击数：1185
1、发送条文件共享的对话
（1）关于和别人共享
PaperPort提供了许多工具，使得和朋友、同事、商业伙伴共享文件、图像和文档更为容易。这些工具都内置在程序中，为了在需要时快速的访问它们，这些工具在工具栏、菜单和命令栏都可使用。为了帮助您共享文件给其他人，PaperPort使其很容易：
◆ 将电子邮件文件共享给其他人，只需将文件拖动到位于PaperPort的发送条上的电子邮件程序图标上。
◆ 扫描或转换文件到PDF格式，这种流行的文件共享格式由许多为文档分发所建立的工业标准所认同。
◆ 在本地或外地网络访问共享文件夹，只需将文件夹添加到PaperPort文件夹窗口。
另外，为了共享大量的其他程序，可以将文件转换成流行的输出格式，例如微软Word，Adobe Acrobat，Claris HomePage和Adobe Photoshop等。
（2）怎样获取共享的网络文件夹？
PaperPort可以查看和管理本地计算机和在网络内的任何计算机上的文件，无论是网络服务器上的文件或是同事个人计算机上的共享文件。使用工具菜单中PaperPort文件夹选项可以浏览网络，进入您想要进入的文件夹。一旦添加文件夹到PaperPort中，将自动获取该文件夹的所有信息。另外，只要开始SimpleSearch 操作，将包括此文件夹中的所有文件。
添加一个共享文件夹到网络：
①在工具菜单中，单击PaperPort文件夹。
②在PaperPort文件夹选项中，单击添加。
③浏览网络并进入文件夹。
④选择文件夹，单击确定。
现在，在PaperPort复制一栏中，您可以看到该文件夹出现在文件夹窗口列表中。由此您可以知道此文件夹在网络中的位置，主机名也包含在文件夹名称当中。
例如，您添加了一个位于“Y”中名叫“SharedDocs”的共享文件夹，则该文件夹的名字为“SharedDocs 在Y上”。如下图所示：
（2）怎样快捷共享您的文件？
①作为邮件附件快捷发送给你的朋友
PaperPort可以和许多流行的电子邮件程序协同工作，如微软Outlook，Eudora，Lotus，Netscape Mail和AOL。将一个文件作为电子邮件附件，只需将文件拖动到位于发送条的电子邮件程序图标上。电子邮件程序启动，PaperPort添加文件到新邮件信息，然后输入邮件地址，并发送邮件。电子邮件接收者收到信息，并可以打开附件浏览发送的文件。
查看电子邮件附件：
发送电子邮件附件时，使用工业标准或流行的文件格式是一种好习惯，例如JPEG和PDF。有的电子邮件程序防止用户打开作为附件的可执行文件（.exe），因此应该使用PDF，JPEG，HTML和其他常用的格式。JPEG是一种图片和单个页面文件的通用格式，文档和多页文档能够以PDF或TIFF文件格式发送。
虽然许多电子邮件程序提供了在电子邮件信息中显示HTML内容的选项，但有的接收者必须启动web浏览器才能浏览HTML附件。
发送文件的操作步骤：
第一、直接选择需要共享并发送的文件；如图中红色框选文件所示。
第二、将选择的文件拖动到邮件“FoxMail”图标处。如右图所示。
第三、PaperPort系统会自动启动“FoxMail”邮件发送程序。如下图所示
第四、在写邮件窗口中可以直接填写相关发送主题了。
②将专业的FTP共享功能简化了
PaperPort将原来只有专业计算机工作人员才能用的“FTP发布文件到服务器的功能”简化了。操作也变得十分简单。那么怎样共享咱们的文件到服务器上呢？请跟我作：
步骤：
第一、选择需要共享的文件直接拖拽到发送工具条上的“FTP”功能按钮上PaperPort会自动弹出一个“FTP登录”窗口，如下图所示：
直接可以通过“FTP登录”对话框即可登录服务器将文件上传。
第二、可以在紧接着弹出的对话窗口中选择文件（aaaaaa.tif）放置的“文件夹”
如上表格，可以根据你的实际情况作相关选择。
从下图可以很直接地将文件“aaaaaa.tif”放置在选择ftp服务器文件夹中。简捷的2步操作完成了原来专业ftp完成的工作。
2、怎样添加常用的应用工具到发送条
在您安装PaperPort软件时，程序将在您的系统中寻找并自动增加部分图标到发送条中。
如果您有一个程序没有显示在发送条中，您可以通过使用新的程序链接向导，把它增加到发送条中。
增加一个程序图标到发送条中：
（1）显示PaperPort桌面。
（2）在工具菜单下，点击新的程序链接或者在发送条中，鼠标右键点击工具栏的空白区域，然后在快捷菜单中点击发送条，再点击新的程序链接。新程序链接向导对话框将出现。
（3）在新程序链接向导中，点击完成，完成向导程序。
注意：
◆ 在您看到新增加的程序图标显示在发送条中，可能要延迟一段时间。
◆ 您可以刷新发送条，在工具菜单下，点击更新发送条。PaperPort将在您的计算机中检查新的程序，同时更新发送条。
◆ 为了完善PaperPort中您将使用的程序列表，或者下载它可以支持的最新发布的程序，请查阅在ScanSoft网站上PaperPort程序
添加步骤：
第一、在“工具”菜单中选择“新建程序链接”如图：
第二、确认添加程序的相关类型：图像处理程序？文本处理程序？其它？
第三、找到添加的应用程序“EXE” 执行文件如右
图所示：
3、发送条中的应用程序可以做那些设置？
您能改变发送条选项来指定您打算如何使用发送条上的程序。举个例子，您可以发送扫描文档到一个程序，比如发送条上的Microsoft Word。在发送条选项对字处理软件设置中，您能指定用PaperPort转换图像文件为文本的默认文件类型。
快速访问超链接程序的设置选项：
◆ 在工具菜单下点击发送条选项，然后在程序链接列表中点击程序图标。
或者
◆ 在发送条上鼠标右键点击程序图标，然后点击发送条选项，包含程序选项设置的发送条选项对话框就出现了。许多程序共享相似的选项，比如Microsoft Word和Excel。想要了解更多关于发送条选项，请看变更默认的发送条选项.
提示：
对每个程序而言，您可以在发送条上选择显示或隐藏程序图标。为了隐藏图标，在发送条选项中，取消选中在发送条上显示图标。为了发送文件到已经被隐藏图标的程序上，点击文件菜单下的发送到，然后选择您想要发送的文件。
如图：
1、在工具条应用程序标签上单击鼠标右键，再弹出的菜单中选择“发送条选项”
2、在弹出的“发送条选项”对话窗口中可以按需求设置“识别核心”和“转换的文件类型”等。如图所示：
“设置”按钮的“单栏输出”选项勾出，在图像拖拽识别后，打开的word文件中可以保持原来图像的文字和图像排版。
“自动调整页面方向”表示图像如果是倒着的，PaperPort可以自动将其翻转180度。